공공기관 기록연구사가 하는 일 │ 공공기록 관리·보존·정보공개 대응
서론
공공기관 기록연구사는 행정기관에서 생산되는 모든 기록을 체계적으로 관리·보존하고, 기록을 행정 자산으로 활용할 수 있도록 설계하는 전문 인력입니다. 단순히 문서를 보관하는 역할이 아니라, 기록의 생산 단계부터 평가·보존·공개까지 전 과정을 관리하며 행정의 책임성과 투명성을 뒷받침합니다. 기록연구사의 업무는 외부에서 잘 드러나지 않지만, 행정의 신뢰를 유지하는 핵심 기반으로 작동합니다.
1. 공공기관 기록연구사의 제도적 위치와 기록 관리 역할
공공기관 기록연구사는 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 근거해 배치되는 기록 관리 전문 인력입니다. 중앙행정기관, 지방자치단체, 공공기관 등에서는 기록을 체계적으로 관리하기 위해 기록연구사 또는 기록관리 전문요원을 두도록 규정하고 있습니다. 이는 기록이 단순한 행정 부산물이 아니라, 행정 책임을 입증하고 정책 결정을 검증하는 핵심 자료이기 때문입니다.
기록연구사의 역할은 기록을 ‘보관’하는 데서 끝나지 않습니다. 행정 업무 과정에서 어떤 기록이 언제, 어떤 형태로 생산되는지부터 관리 대상입니다. 기록연구사는 각 부서의 업무 특성을 분석해 기록 분류 체계를 설계하고, 기록이 누락되거나 임의로 관리되지 않도록 기준을 마련합니다. 이를 통해 행정 기록이 개인 단위가 아니라 기관 차원에서 관리되도록 구조를 만듭니다.
제도적으로 기록연구사는 기관 내부에서 독립성이 요구되는 직무입니다. 특정 부서의 편의에 따라 기록이 삭제되거나 은폐되지 않도록, 기록 관리 기준을 법과 규정에 따라 적용해야 하기 때문입니다. 실제 업무에서도 기록연구사는 부서 요청에 따라 기록을 임의로 수정하거나 폐기하지 않으며, 기록 평가 절차와 보존 기간 기준을 엄격하게 적용합니다.
또한 기록연구사는 기관의 기록 관리 정책을 수립하는 역할을 수행합니다. 기록 관리 규정 제·개정, 기록 관리 계획 수립, 기록 관리 실태 점검 등을 통해 기관 전체의 기록 관리 수준을 끌어올립니다. 이 과정에서 기록연구사는 행정 전반을 이해해야 하며, 단순 문서 관리가 아닌 제도 운영 관점에서 업무를 수행합니다.
결과적으로 공공기관 기록연구사는 행정의 ‘기억’을 관리하는 역할을 맡고 있으며, 기록이 훼손되거나 사라질 경우 발생할 수 있는 행정 불신과 분쟁을 예방하는 중요한 직무적 위치에 있습니다.
2. 공공기록 관리·보존 실무: 생산·분류·평가·이관
기록연구사의 핵심 실무는 기록의 전 생애 주기를 관리하는 것입니다. 공공기록은 생산, 분류, 보존, 평가, 이관, 폐기라는 단계를 거치며, 기록연구사는 이 전 과정을 체계적으로 관리합니다. 특히 기록이 대량으로 생산되는 행정 환경에서는 명확한 기준 없이는 기록 관리가 불가능합니다.
기록 관리의 출발점은 기록 생산 단계입니다. 기록연구사는 각 부서가 업무 수행 과정에서 어떤 기록을 남겨야 하는지 기준을 제시합니다. 전자문서, 보고서, 회의록, 계약서, 정책 검토 자료 등은 모두 기록 관리 대상이며, 기록연구사는 전자 기록 시스템을 통해 기록이 누락 없이 등록되도록 관리합니다. 이 단계에서의 관리가 부실하면 이후 보존과 활용이 어려워집니다.
다음 단계는 분류와 보존 기간 설정입니다. 기록연구사는 업무 기능과 성격에 따라 기록을 분류하고, 보존 기간을 설정합니다. 보존 기간은 단순히 오래 두는 것이 아니라, 법적·행정적·역사적 가치를 종합적으로 고려해 결정됩니다. 예를 들어 일상적 행정 기록과 정책 결정에 영향을 미친 기록은 보존 기준이 다르게 적용됩니다.
평가와 이관 역시 중요한 실무입니다. 일정 기간이 지난 기록에 대해 보존 가치가 있는지 평가하고, 영구 보존 대상 기록은 기록관이나 영구 기록물 관리 기관으로 이관합니다. 반대로 보존 가치가 없다고 판단되는 기록은 법적 절차에 따라 폐기됩니다. 이 과정에서 기록연구사는 기록 목록, 평가 의견, 폐기 근거를 문서로 남겨 기록 관리의 투명성을 확보합니다.
또한 종이 기록뿐 아니라 전자 기록, 영상·음성 기록, 데이터 기록 등 다양한 형태의 기록 관리가 점점 중요해지고 있습니다. 기록연구사는 매체 변화에 대응해 보존 방식과 시스템을 검토하고, 장기 보존이 가능하도록 관리 전략을 수립합니다. 이러한 실무는 기록 관리가 단순 보관 업무를 넘어 전문 영역임을 보여줍니다.
3. 정보공개 대응과 기록 활용 지원 업무
공공기관 기록연구사는 기록 관리뿐 아니라 정보공개 대응에서도 중요한 역할을 수행합니다. 정보공개 청구는 국민의 알 권리를 보장하는 제도이며, 기록연구사는 공개 대상 기록의 존재 여부와 공개 가능 범위를 검토하는 실무를 담당합니다. 이는 단순한 공개·비공개 판단이 아니라, 법적 기준에 따른 세밀한 검토가 요구되는 업무입니다.
정보공개 대응 과정에서 기록연구사는 해당 기록이 어떤 맥락에서 생산되었는지, 공개 시 개인 정보나 기관 운영에 미치는 영향은 없는지 등을 종합적으로 검토합니다. 공개 가능한 부분과 비공개 대상 정보를 구분해 부분 공개를 검토하는 것도 중요한 실무입니다. 이 과정에서 기록연구사는 정보공개법과 개인정보 보호 관련 규정을 정확히 이해해야 합니다.
또한 기록연구사는 기관 내부에서 기록 활용을 지원하는 역할도 수행합니다. 행정 소송, 감사, 정책 검토 과정에서 과거 기록이 필요한 경우, 기록연구사는 관련 기록을 신속하게 찾아 제공하고 맥락을 설명합니다. 기록이 체계적으로 관리되어 있을수록 행정 대응 속도와 정확성이 높아집니다.
최근에는 기록을 행정 개선과 정책 연구에 활용하려는 요구도 증가하고 있습니다. 기록연구사는 축적된 기록을 분석해 행정 과정의 문제점이나 반복 오류를 파악하고, 제도 개선에 활용할 수 있도록 지원합니다. 이는 기록연구사가 단순 관리자가 아니라, 행정 품질 향상에 기여하는 역할로 확장되고 있음을 보여줍니다.
이처럼 정보공개 대응과 기록 활용 지원은 기록연구사의 전문성이 직접적으로 드러나는 영역입니다. 기록의 맥락을 이해하고 법적 기준을 적용하는 능력이 요구되며, 행정의 투명성과 신뢰를 유지하는 데 중요한 기능을 합니다.
결론 │ 공공기관 기록연구사의 직무적 가치
공공기관 기록연구사는 기록을 통해 행정의 책임성과 연속성을 지키는 핵심 전문 인력입니다. 기록 관리·보존, 정보공개 대응, 기록 활용 지원을 통해 행정이 언제든 검증 가능하도록 만드는 역할을 수행합니다.
이 직무는 법과 제도에 대한 이해, 체계적인 관리 능력, 기록의 맥락을 읽는 분석력이 함께 요구됩니다. 눈에 잘 띄지 않지만, 기록연구사가 제대로 기능하지 않으면 행정 신뢰는 쉽게 흔들릴 수 있습니다.
행정의 투명성과 책임성이 강조될수록 공공기관 기록연구사의 역할은 더욱 중요해질 가능성이 큽니다. 공공기록 관리와 행정 기반 업무에 전문성을 쌓고자 한다면, 기록연구사는 분명 의미 있고 가치 있는 직무라고 할 수 있습니다.